Zeitfresser Meeting! Es geht auch kurz und knackig...

Kennen Sie das? Das innerliche Aufstöhnen, wenn eine Woche vor Ihnen liegt mit mehreren Meetings. Oder die Frage, wie man die eigentliche Arbeit schaffen soll, wenn der Zeitfresser „Meeting“ die Arbeitsstunden plündert?

Zu den häufigsten Störfaktoren bei Besprechungen gehören lange Monologe, fehlende Fokussierung auf die entscheidenden Themen und unangenehmes Konkurrenzverhalten zwischen den Mitarbeitern. Erstaunlicherweise halten viele Unternehmen trotzdem fest an der Routine: Weder der Ablauf, noch die Häufigkeit oder Dauer der Meetings werden modifiziert.

Nicht weiter erstaunlich, dass Meetings einen weithin schlechten Ruf haben. Sie werden oftmals als lästig, manchmal sogar als nutzlos empfunden. Ein Grund dafür kann auch die Monotonie der Meetings sein - sie scheinen innerhalb eines Unternehmens förmlich standardisiert abzulaufen. Man fühlt sich an „Täglich grüßt das Murmeltier“ erinnert. Der Ablauf scheint immer derselbe: Alle Mitarbeiter kommen in den Meeting-Raum, dieses beginnt, wenn der Vorgesetzte da ist, der dann die Agenda-Punkte vorliest. Diese werden nacheinander abgearbeitet und besprochen, die Aufgaben werden an die Mitarbeiter verteilt, fertig, alle verlassen den Raum. Wieso nicht mal etwas anders machen? Ein anderer Verlauf, weniger Themen, neue Herausforderungen … Das könnte im Meeting mehr Abwechslung und Engagement bedeuten – das gilt sowohl für und von den Mitarbeitern.

Um das Meeting auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen, wäre eine Änderung des Blickwinkels vonnöten: Wenn Mitarbeiter ein Meeting als sinnlosen Zwang betrachten, gehen sie weniger motiviert in das Treffen, als wenn die Teilnahme als wirklich sinnstiftend empfunden wird. Und eine kurze Umfrage bei den Teilnehmern kann auch klären, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist. „Gibt es wichtige Fragen oder Themen?“ Wenn nicht, dann könnte man zukünftig die Option geben, wer nichts zu sagen hat und nicht gebraucht wird, muss nicht am Meeting teilnehmen.

Warum nicht mal eine Variante im Meeting einbauen? Manchmal ganz banal: Die Agendapunkte mit einer Powerpoint-Präsentation vorbereiten. Oder: Die Agendapunkte werden gemeinsam zu Beginn des Meetings von allen erarbeitet und auf einem Whiteboard gesammelt. Das gewährleistet eine aktive Teilnahme. Warum sollte man sich in dem Konferenzraum nicht Wohlfühlen dürfen? Für eine angenehme Atmosphäre sorgen bequeme Stühle, gute Luft und Getränke. Damit nicht immer dieselben reden und introvertierte Mitarbeiter mehr zum Zuge kommen: Die essentiellen Themen in Kleingruppenarbeit bearbeiten oder die Ideen zu einem Thema vorab per E-Mail sammeln und diese dann im Meeting besprechen.

Hier ein paar Kriterien, um Meetings effizient zu gestalten:

• Pünktlichkeit
• Hausaufgaben vorher machen: Anlass des Meetings, welche Rolle hat welcher Teilnehmer, eigene Fragen/Anmerkungen vorbereiten
• Fokus auf die wichtigen, richtigen Themen
• Auch kritische Themen ansprechen
• Konstruktive Kommunikation
• Gleichmäßige Verteilung der Sprechzeiten
• Nachhaltigkeit durch Ergebnis-Protokoll
• Bewusste und begrenzte Auswahl der Teilnehmer
• Nicht mehr als zwei Meetings am Tag
• Keine Ablenkung durch Handys/Laptops
• Technik/Equipment vorbereiten
• Zeitpunkt des Meetings, früh am Tag, nicht nach dem Mittagessen

In diesem Sinne: Wenn etwas für Sie dabei war, dann wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung, viel Erfolg im entscheidenden Moment.

Nehmen Sie gerne mit Volker Rau Kontakt auf, und nutzen Sie unsere Expertise zum Thema.

T: 0221-25071939    M: 0176-80157831    E: vr@keyplay-consulting.com

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(Bildquelle: 123rf.com/49486305/rawpixel)*

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